par Valentin 
Vous avez déjà eu du mal à calculer l’ancienneté d’un employé ou d’un client dans Excel ? Vous n’êtes pas seul. Beaucoup trouvent cela compliqué, surtout avec des dates en format différent ou des périodes d’absence.
Pourtant, maîtriser cette opération est essentiel dans la gestion des ressources humaines, la facturation ou le suivi administratif. Une bonne méthode permet d’automatiser, d’éviter les erreurs et de gagner un temps précieux.
Dans cet article, vous découvrirez tout ce qu’il faut savoir pour calculer précisément l’ancienneté dans Excel. Avec des exemples concrets, des astuces et des formules simples, vous serez rapidement autonome pour gérer ces calculs en toute confiance.
Introduction et résumé
Points clés pour comprendre le calcul de l’ancienneté
Pour calculer l’ancienneté sur Excel, il faut connaître la date d’entrée dans l’entreprise et la date de référence (souvent la date d’aujourd’hui). Le résultat indique depuis combien de temps une personne travaille pour l’entreprise. La méthode repose sur la différence entre ces deux dates, exprimée en années, mois ou jours.
Pourquoi maîtriser cette fonction dans Excel
Savoir calculer l’ancienneté permet de gérer facilement des droits, des primes ou des évolutions de carrière. Excel offre plusieurs formules simples pour automatiser ce calcul, évitant ainsi les erreurs manuelles et gagnant du temps. C’est une compétence utile pour tous ceux qui gèrent des ressources humaines ou des données salariales.
Les principes de base pour le calcul d’ancienneté dans Excel
Comprendre les formats et types de dates acceptés
Pour calculer l’ancienneté dans Excel, il faut d’abord maîtriser la gestion des dates. Excel reconnaît plusieurs formats de date, mais le plus sûr reste le format standard jj/mm/aaaa. Si vos dates sont dans un autre format ou stockées en texte, le calcul peut foirer.
Vérifiez que les dates sont bien reconnues par Excel. Sélectionnez la cellule, puis allez dans l’onglet Accueil et regardez le format dans la zone Nombre. Si ce n’est pas une date, changez-le en Date courte.
Utiliser les formats standards de date
Pour simplifier le calcul de l’ancienneté, utilisez systématiquement le format jj/mm/aaaa. Cela permet d’éviter les erreurs et d’assurer la compatibilité avec les formules.
Si vous avez des dates en texte, convertissez-les avec la fonction DATEVALUE(). Par exemple, si la date est en A1 en texte « 01/01/2020 », tapez : =DATEVALUE(A1). Cela transforme le texte en date reconnue par Excel.
Les fonctions essentielles pour le calcul d’ancienneté
La fonction DATEDIF : calcul précis entre deux dates
La fonction DATEDIF permet de calculer la différence entre deux dates. Elle est idéale pour connaître l’ancienneté en années, mois ou jours. Par exemple, si la date d’embauche est en A2 et la date d’aujourd’hui en B2, utilisez :
=DATEDIF(A2, B2, "Y")
Ce qui donne le nombre d’années complètes entre les deux dates.
La fonction AUJOURDHUI : obtenir la date courante
Pour calculer la durée depuis la date d’embauche jusqu’à aujourd’hui, utilisez AUJOURDHUI(). Elle renvoie la date du jour. Exemple :
=AUJOURDHUI()
Combinez-la avec d’autres fonctions pour automatiser le calcul d’ancienneté.
La fonction FRACTION.ANNEE : convertir en résultat décimal
Pour obtenir un résultat en années décimales (par exemple 3,5 ans), utilisez FRACTION.ANNEE. Par exemple :
=FRACTION.ANNEE(A2, B2)
Ce calcul donne une valeur plus précise, utile pour des rémunérations ou des primes selon l’ancienneté.
Méthodes pratiques pour calculer l’ancienneté
Calcul en années, mois et jours
La méthode la plus courante consiste à calculer l’ancienneté en années, mois et jours. Elle permet d’avoir une vision précise de la durée entre deux dates, par exemple entre la date d’embauche et la date d’aujourd’hui.
Utilisez la formule :
=DATEDIF(date_début, date_fin, "Y") & " ans " & DATEDIF(date_début, date_fin, "YM") & " mois " & DATEDIF(date_début, date_fin, "MD") & " jours"Exemple : si la date d’embauche est en A2 et la date actuelle en B2, entrez :
=DATEDIF(A2, B2, "Y") & " ans " & DATEDIF(A2, B2, "YM") & " mois " & DATEDIF(A2, B2, "MD") & " jours"Ancienneté en mois uniquement
Pour connaître simplement le nombre de mois d’ancienneté, utilisez la formule :
=DATEDIF(date_début, date_fin, "M")Exemple : si A2 est la date d’embauche et B2 la date actuelle, tapez :
=DATEDIF(A2, B2, "M")Ce calcul est pratique pour des évaluations rapides, ou pour des contrats qui se renouvellent tous les mois.
Ancienneté en jours
Pour connaître le nombre exact de jours d’ancienneté, utilisez :
=DATEDIF(date_début, date_fin, "D")Exemple : si A2 est la date d’embauche et B2 la date actuelle, entrez :
=DATEDIF(A2, B2, "D")Cette méthode est utile pour des calculs précis ou pour des cas où la durée exacte compte, comme pour des droits ou des congés.
Astuces et conseils pour optimiser vos calculs
Vérifier et ajuster le format des dates
Avant de lancer vos calculs, assurez-vous que toutes les dates sont dans un format reconnu par Excel, comme JJ/MM/AAAA ou AAAA-MM-JJ. Si ce n’est pas le cas, Excel risque de ne pas faire la différence entre les dates. Pour vérifier, sélectionnez la colonne et regardez le format dans l’onglet « Accueil ». Si nécessaire, changez-le en cliquant sur « Format de cellule » et choisissez un format date cohérent.
Automatiser avec des références dynamiques
Pour gagner du temps, utilisez des références de cellules plutôt que d’écrire des dates en dur. Par exemple, si la date d’embauche est en A2 et la date de référence en B2, utilisez la formule =DATEDIF(A2, B2, "Y") pour calculer l’ancienneté en années. Ainsi, si vous modifiez une date, le calcul se met à jour automatiquement. Cela évite les erreurs et facilite la gestion de plusieurs employés.
Gérer les erreurs courantes et utiliser la mise en forme conditionnelle
Les erreurs comme des dates manquantes ou mal formatées peuvent fausser vos résultats. Utilisez la fonction SIERREUR pour gérer ces cas, par exemple : =SIERREUR(DATEDIF(A2, B2, "Y"), "Erreur"). De plus, la mise en forme conditionnelle peut vous aider à repérer rapidement les anomalies. Par exemple, coloriez en rouge les cellules avec des valeurs négatives ou des erreurs pour agir vite.
Exemples concrets d’application
Calcul de l’ancienneté d’un employé
Supposons qu’un employé a rejoint l’entreprise le 1er mars 2018. Pour calculer son ancienneté, vous utilisez la formule :
=DATEDIF(A1, AUJOURDHUI(), "Y")
où A1 contient la date d’embauche. Cette formule renvoie le nombre d’années complètes d’ancienneté.
Cas d’un employé avec une date de sortie
Si un employé est parti le 31 décembre 2022, vous pouvez calculer son ancienneté jusqu’à cette date avec :
=DATEDIF(A1, B1, "Y")
où B1 contient la date de départ. Si vous souhaitez connaître la durée totale, ajustez la formule en conséquence.
Gestion des périodes d’inactivité ou de congé
Pour les périodes d’absence, comme un congé, il faut exclure ces dates du calcul. Par exemple, si un employé a pris un congé du 1er juillet 2019 au 31 août 2019, calculez l’ancienneté en excluant ces dates.
Vous pouvez utiliser la formule suivante pour faire un calcul précis :
=DATEDIF(DATE(2018,3,1), AUJOURDHUI(), "Y") - (nombre de jours de congé / 365)
Ou gérer ces périodes manuellement dans Excel pour une précision optimale.
Nos conseils et recommandations
Personnaliser l’affichage des résultats
Pour rendre vos résultats plus clairs, vous pouvez personnaliser l’affichage dans Excel. Par exemple, si vous calculez une ancienneté en années, mois et jours, utilisez la fonction Format de nombre personnalisé. Tapez aaaa "ans" mm "mois" jj "jours" dans le format pour voir directement le résultat lisible. Cela facilite la lecture et la compréhension.
Utiliser des raccourcis Excel pour gagner du temps
Excel propose des raccourcis qui accélèrent la saisie et la navigation. Par exemple, Ctrl + ; insère la date du jour, très utile pour enregistrer la date d’embauche.
Pour sélectionner rapidement une colonne ou un ligne, utilisez Shift + Espace ou Ctrl + Espace. Ces astuces permettent de gagner du temps lors du calcul de l’ancienneté.
Notre avis et astuces complémentaires
Privilégier les formules simples pour la clarté
Pour calculer une ancienneté sur Excel, il vaut mieux utiliser des formules simples. Par exemple, la fonction DATEDIF est très pratique. Elle permet d’obtenir facilement la différence entre deux dates. En restant simple, vous évitez les erreurs et facilitez la lecture de votre tableau.
Automatiser et rendre dynamique votre tableau
Pour gagner du temps, utilisez des formules automatiques. Par exemple, en utilisant des références de cellules, votre calcul s’adapte si vous modifiez une date. Ajoutez des listes déroulantes ou des formats conditionnels pour rendre votre tableau dynamique et interactif. Cela facilite la mise à jour régulière de l’ancienneté.
F.A.Q. – Questions fréquentes
Comment calculer l’ancienneté en années dans Excel ?
Pour calculer l’ancienneté en années, utilisez la formule :
=DATEDIF(date_début; date_fin; "Y")
Par exemple, si la date d’embauche est en A2 et la date actuelle en B2, tapez :
=DATEDIF(A2; B2; "Y")
Cette formule donne le nombre complet d’années entre les deux dates.
Quelle formule pour obtenir l’ancienneté en mois ou jours ?
Pour les mois :
=DATEDIF(date_début; date_fin; "M")
Pour les jours :
=DATEDIF(date_début; date_fin; "D")
Exemple : si la date d’embauche est en A2 et la date de référence en B2, remplacez par A2 et B2 dans la formule.
Comment gérer des dates de sortie ou d’absence prolongée ?
Vous pouvez ajuster la date de fin. Si une personne a quitté l’entreprise, utilisez sa date de départ. Pour une absence prolongée, ne pas compter cette période dans l’ancienneté.
Par exemple, si la date de sortie est en C2, utilisez :
=DATEDIF(A2; C2; "Y")
pour ne compter que la période jusqu’à la sortie.
Peut-on utiliser une formule pour calculer l’ancienneté partielle ?
Oui. La formule DATEDIF fonctionne aussi pour des périodes partielles. Vous pouvez combiner années, mois et jours pour une précision :
=DATEDIF(A2; B2; "Y") & " années, " & DATEDIF(A2; B2; "YM") & " mois"
Ce qui donne un résultat comme : 3 années, 5 mois.
Quelles erreurs courantes et comment les éviter ?
- Utiliser mauvaise syntaxe : Vérifiez les points-virgules ou virgules selon votre version d’Excel.
- Confondre date de début et date de fin : Toujours respecter l’ordre dans la formule.
- Ne pas formater les cellules en date : Sinon, Excel ne pourra pas faire le calcul correctement.
- Oublier d’inclure les bonnes références de cellules.